Ratkaisu laskutusongelmiin - pieni integraatio, suuri hyöty
Ongelmasta…
Vanhusten hoivapalvelujen parissa toimivalla asiakkaallamme oli laskutuksien kanssa suuri ja työllistävä ongelma. Kun palvelutalon asukkaille tehtiin laskutettavia asioita tai hankittiin laskutettavia tuotteita, ne merkittiin käsin muistiin post-it-lapuille.
Post-it-laput toimitettiin toimistoon, kun ja jos muistettiin. Toimistossa ne kirjattiin kerran kuukaudessa Exceliin, joka lähetettiin tilitoimistoon. Tilitoimistossa ne sitten naputeltiin laskuiksi.
Tällä tavalla työaikaa asukkaiden laskutukseen kului todella paljon. Lisäksi paljon asioita unohtui laskuttaa kokonaan.
Mietimme, miten hoitaisimme parhaiten tämän ongelman.
Ratkaisuun
Ratkaisuksi ehdotimme tilauslomaketta heidän käyttämäänsä Joomla-sisällönhallintajärjestelmään, jonne työntekijät voivat kirjautua omilla tunnuksillaan ja tehdä tilaukset asiakkaalle heti, kun laskutettavaa tulee.
Toteutus
Tämä toteutettiin tekemällä lomake, jossa työntekijä valitsee asukkaan sekä tuotteen tai palvelun, joka asiakkaalta laskutetaan.
Lomake on niin yksinkertainen, että se ei vaadi edes käyttökoulutusta. Kaikki ottivat sen haltuun välittömästi.
Tilaukset siirretään lomakkeelta taloushallintojärjestelmään, tässä tapauksessa NetBaroniin. Siellä niistä koostetaan koontilaskut asiakaskohtaisesti, sitten laskut ovatkin valmiita lähetettäväksi.
Hyödyt
Aikasäästö on kymmenen henkilötyötunnin luokkaa kuukaudessa. Rahallinen säästö on sitäkin isompi, sillä nyt ei laskuja häviä unohdusten vuoksi.
Jatkokehitystä muutoksessa
Asiakkaan vaihdettua taloushallinto-ohjelmiston Fennoaan, teimme integraation myös sinne. Fennoassa ei ollut koontilaskuominaisuutta, joten rakensimme sen asiakkaalle.
Aina kun tulee jotakin laskutettavaa, niin työntekijät täyttävät lomakkeen kuten aikaisemminkin ja tiedot kirjoitetaan tietokantaan. Sieltä ne lähetetään kerran kuukaudessa Fennoaan asiakaskohtaisiksi laskuiksi.
Tietoturvaa unohtamatta
Myös tietoturva sekä potilasturvallisuus on otettu toteutuksessa huomioon. Tilauksen tekoon vaaditaan käyttöoikeus, joten kuka tahansa ei voi sitä tehdä.
Kaikki tieto kirjoitetaan lokiin, jotta voidaan selvittää, kuka on laskuttanut ketä, miksi, ja mihin aikaan.
Meiltä löytyy apu sinunkin ongelmaasi
Jos haluat helpotusta vastaaviin laskutusongelmiin, niin ota meihin yhteyttä.
Kartoitamme tarpeesi ja keksimme ongelmia helpottamaan toimivan ratkaisun!
Matti Partanen
Altivo Oy
Mobile: +358 400 875103
